Zamestnávateľ pri výbere nových zamestnancov získava o uchádzačoch osobné údaje, ktoré na účel výberového konania spracúva. Aké má povinnosti podľa nariadenia GDPR, ktoré je v platnosti od 25. 5. 2018?
Aké osobné údaje sa spracúvajú pri výberovom konaní?
Prevádzkovateľ na účely výberového konania spracúva tieto osobné údaje uchádzačov o zamestnanie:
- meno, priezvisko, titul,
- adresa trvalého pobytu,
- dátum narodenia,
- podpis,
- telefónne číslo,
- e-mailová adresa.
Upozornenie:
Podľa § 41 ods. 6 Zákonníka práce zamestnávateľ nesmie vyžadovať od fyzickej osoby, ktorá sa uchádza o zamestnanie, informácie o:
- tehotenstve,
- rodinných pomeroch,
- bezúhonnosti s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
- o politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti.
Upozornenie:
Výpis z registra trestov je možné žiadať a údaje v ňom obsiahnuté spracúvať len vtedy, ak osobitný právny predpis ukladá trestnú bezúhonnosť ako nevyhnutnú podmienku pre výkon funkcie budúceho zamestnanca.
Informačná povinnosť voči uchádzačovi o zamestnanie
Zamestnávateľ, ktorý realizuje výberové konanie, musí všetkých uchádzačov o zamestnanie informovať o tom, ako sú spracúvané ich osobné údaje na účel výberového konania. GDPR uvádza povinné informácie, ktoré sa majú poskytovať a rozlišuje, či sú získané priamo od dotknutej osoby (informácie podľa Čl. 13 GDPR) alebo z iného zdroja, napr. z Profesie (informácie podľa Čl. 14 GDPR).
Ak sú osobné údaje získané od dotknutej osoby, prevádzkovateľ musí dotknutej osobe poskytnúť tieto informácie:
- totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa (obchodné meno, sídlo, IČO, e-mailová adresa, telefónny kontakt),
- kontaktné údaje zodpovednej osoby (ak ju má prevádzkovateľ vymenovanú),
- účely spracúvania, na ktoré sú osobné údaje určené (výberové konanie), ako aj právny základ spracúvania (predzmluvný vzťah na základe Zákonníka práce),
- aké oprávnené záujmy sleduje prevádzkovateľ (väčšia firma môže napr. presúvať osobné údaje v rámci svojich pobočiek),
- príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov, ak existujú,
- v relevantnom prípade informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie,
- doba uchovávania osobných údajov (po dobu výberového konania na základe predzmluvných vzťahov a napr. po dobu 3 roky v prípade súhlasu uchádzača o zamestnanie evidovať jeho osobné údaje v databáze prevádzkovateľa),
- informácia o právach dotknutej osoby (uchádzača o zamestnanie).
Ak osobné údaje nie sú získané od dotknutej osoby, prevádzkovateľ musí dotknutej osobe poskytnúť tieto informácie:
- totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa (obchodné meno, sídlo, IČO, e-mailová adresa, telefónny kontakt),
- kontaktné údaje zodpovednej osoby (ak ju má prevádzkovateľ vymenovanú),
- účely spracúvania, na ktoré sú osobné údaje určené (výberové konanie), ako aj právny základ spracúvania (predzmluvný vzťah na základe Zákonníka práce),
- aké oprávnené záujmy sleduje prevádzkovateľ (väčšia firma môže napr. presúvať osobné údaje v rámci svojich pobočiek),
- príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov, ak existujú,
- v relevantnom prípade informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie,
- doba uchovávania osobných údajov (po dobu výberového konania na základe predzmluvných vzťahov a napr. po dobu 3 roky v prípade súhlasu uchádzača o zamestnanie evidovať jeho osobné údaje v databáze prevádzkovateľa),
- informácia o právach dotknutej osoby (uchádzača o zamestnanie).
- kategórie dotknutých osobných údajov,
- z akého zdroja pochádzajú osobné údaje (napr. z pracovného portálu Profesia).
Sú rôzne spôsoby ako si zamestnávateľ môže splniť informačnú povinnosť:
- zamestnávateľ v inzeráte uverejní odkaz na svoju webovú stránku, kde sú uvedené zásady spracúvania osobných údajov,
- zamestnávateľ po doručení životopisu pošle uchádzačovi o zamestnanie spätnú odpoveď vo forme mailu, v texte ktorého informuje uchádzača o tom, ako budú spracúvané jeho osobné údaje na účel výberového konania.
Právny základ na spracúvanie osobných údajov
Výberové konanie smeruje k uzatvoreniu pracovnej zmluvy s jedným z uchádzačov, považuje sa teda za predzmluvný vzťah, ktorý upravuje zákon č. 311/2001 Z. z. (ďalej len „Zákonník práce“). Právnym základom spracúvania osobných údajov uchádzača na účel výberového konania na konkrétnu pozíciu je teda Zákonník práce.
Upozornenie:
Po ukončení výberového konania musí prevádzkovateľ skartovať životopisy všetkých uchádzačov, ktorí vo výberovom konaní neboli úspešní. V opačnom prípade by porušil zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa § 10 zákona o ochrane osobných údajov.
Ak chce údaje zo životopisov zaradiť do svojej databázy a uchovávať ich pre prípad ďalších výberových konaní, musí od dotknutej osoby (uchádzača) získať dobrovoľný súhlas, najlepšie v písomnej forme, aby bol preukázateľný. Pričom nie je vhodné dlhšiu dobu uchovávať životopisy, keďže by tým mohlo dôjsť k porušeniu zásady správnosti. Vodítkom nám môže byť v praxi uplatňované odporúčanie Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktoré pri kontrolách ako maximálnu dobu uchovávania životopisov uchádzačov akceptovalo 3 roky, počas ktorých si mohol uchádzač napríklad doplniť vyšší stupeň vzdelania.
Autorka: Ing. Marcela Ilavská