Určite spracúvate osobné údaje zákazníkov alebo zamestnancov. Nie je vám jasné, kedy potrebujete súhlas s ich spracovaním a kedy nie? Ponúkame Vám praktický článok, spracovaný formou otázok a odpovedí, ktorý vám dá návod, kedy potrebujete súhlas a kedy môžete použiť iný právny základ na spracovanie osobných údajov.
Musí firma pri výberovom konaní získať od uchádzača súhlas na spracovanie jeho osobných údajov?
Prevádzkovateľ na účely výberového konania eviduje osobné údaje uchádzačov o zamestnanie v rozsahu životopisu, t. j.:
- meno, priezvisko, titul,
- adresa trvalého pobytu,
- dátum narodenia,
- podpis,
- telefónne číslo,
- e-mailová adresa.
Výberové konanie smeruje k uzatvoreniu pracovnej zmluvy s jedným z uchádzačov, považuje sa teda za predzmluvný vzťah, ktorý upravuje zákon č. 311/2001 Z. z. (ďalej len „Zákonník práce“). Právnym základom spracúvania osobných údajov uchádzača na účel výberového konania na konkrétnu pozíciu je teda Zákonník práce.
Po ukončení výberového konania musí prevádzkovateľ skartovať životopisy všetkých uchádzačov, ktorí vo výberovom konaní neboli úspešní. V opačnom prípade by porušil zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa § 10 zákona o ochrane osobných údajov.
Ak chce údaje zo životopisov zaradiť do svojej databázy a uchovávať ich pre prípad ďalších výberových konaní, musí od dotknutej osoby (uchádzača) získať dobrovoľný súhlas, najlepšie v písomnej forme, aby bol preukázateľný.
Upozornenie:
Nie je však vhodné uchovávať životopisy príliš dlhú dobu, keďže by tým mohlo dôjsť k porušeniu zásady správnosti (údaje v životopise už napr. po 5 rokoch nemusia byť správne). Vodítkom nám môže byť v praxi uplatňované odporúčanie Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktoré pri kontrolách ako maximálnu dobu uchovávania životopisov uchádzačov akceptovalo 3 roky, počas ktorých si mohol uchádzač napríklad doplniť vyšší stupeň vzdelania.
Môže zamestnávateľ zverejniť profil zamestnanca na webovej stránke alebo v propagačných materiáloch firmy bez jeho súhlasu?
Podľa § 78 ods. 3 zamestnávateľ je oprávnený poskytovať osobné údaje zamestnanca alebo zverejniť jeho osobné údaje v rozsahu:
- titul, meno, priezvisko,
- pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie,
- osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
- odborný útvar, miesto výkonu práce,
- telefónne číslo, faxové číslo, pracovný e-mail a
- identifikačné údaje zamestnávateľa,
ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.
Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby (zamestnanca).
Upozornenie:
Zamestnávateľ nesmie bez dobrovoľného a preukázateľného súhlasu zamestnanca zverejniť jeho súkromné telefónne číslo, súkromný e-mail ani fotografiu. Súhlas môže zamestnanec (dotknutá osoba) kedykoľvek odvolať.
Môžem monitorovať zamestnancov kamerovým systémom bez ich súhlasu?
Zamestnávateľ má právo kontrolovať pracovnú činnosť svojich zamestnancov na účely bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov, na účely kontroly proti krádežiam na pracovisku, prípadne na účely kontroly dodržiavania stanovených pravidiel zamestnávateľa. Musí pritom rešpektovať právo na ochranu súkromia zamestnanca a ochranu osobných údajov.
Monitorovanie zamestnancov na pracovisku spadá pod § 13 ods. 4 a 7 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“).
Podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce: „Zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činností zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil. Ak zamestnávateľ zavádza kontrolný mechanizmus, je povinný prerokovať so zástupcami zamestnancov rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia, ako aj dobu jej trvania a informovať zamestnancov o rozsahu kontroly, spôsobe jej uskutočnenia, ako aj o dobe jej trvania.“
Na to, aby zamestnávateľ mohol monitorovať zamestnancov, nepotrebuje ich súhlas, v prípade vážnych dôvodov (napr. bezpečnosť a ochrana zdravia zamestnancov, identifikácia pracovných úrazov, ochrana majetku zamestnávateľa) môže použiť právny základ oprávnený záujem. Musí ale dodržať zákonom stanovené požiadavky:
- Ak má spoločnosť určených zástupcov zamestnancov, musí s nimi zamestnávateľ zavedenie monitorovania prerokovať.
- Musí informovať zamestnancov o ich monitorovaní pred začatím prevádzkovania kamerového systému alebo obdobného spôsobu monitorovania na pracovisku.
- Musí uviesť dôvod monitorovania. Musí rešpektovať súkromie zamestnancov. Kamerový systém môže prevádzkovať v priestoroch, v ktorých zamestnanci vykonávajú svoju prácu (napr. v sklade, vo výrobnej hale). Nesmie ho inštalovať v priestoroch, v ktorých by narušil súkromie zamestnancov (napr. v šatni, v oddychových miestnostiach). Musí informovať zamestnancov o monitorovaní ešte pred jeho začatím.
Ak chcem zákazníkov informovať o akciách a novinkách mailom, potrebujem súhlas na spracovanie osobných údajov?
Pri akvizícii nových zákazníkov potrebujete najskôr získať súhlas zákazníka, až potom ho oslovovať s ponukou.
Súhlas dotknutej osoby so zasielaním propagačných e-mailov sa nevyžaduje, ak ponúkate tovar alebo službu zákazníkovi, s ktorým ste v minulosti uzatvorili zmluvu na účel kúpy podobného tovaru alebo služby, a získali tak od nich e-mailovú adresu. V tomto prípade je právnym základom oprávnený záujem prevádzkovateľa. Pokiaľ sa však rozhodnete ponúknuť takémuto zákazníkovi tovar alebo službu nesúvisiacu s tými, ktoré od vás v minulosti kúpil, potrebujete na to jeho súhlas.
Ak zákazníkovi registrujeme vernostný systém, potrebujeme súhlas na spracovanie osobných údajov?
Cieľom vernostného programu je poskytovať jeho členom zľavy, výhody, akcie a iné benefity vrátane služieb, ktoré by inak nezískali. Benefity môžu byť poskytované ako odmena za nazbierané body za nákup.
Spracúvanie osobných údajov na účely vernostného systému je možné výlučne so súhlasom zákazníka (dotknutej osoby). Prevádzkovateľ spracúva na tento účel tieto osobné údaje:
- meno a priezvisko,
- dátum narodenia
- adresa bydliska
- kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo)
- údaje, získané zaznamenávaním nákupného správania.
Autorka: Ing. Marcela Ilavská
TIP PRE VÁS:
Pripravte sa s nami na aplikáciu nového nariadenia v praxi už teraz a zosúlaďte súčasné súhlasy s požiadavkami GDPR v predstihu!
GDPR nie je strašiak, ktorého sa treba báť. Väčšina firiem zaoberajúcich sa ochranou osobných údajov znepokojuje hrozbami vysokých pokút. Áno, pokuty pri nepripravenosti a nedôslednom uplatňovaní pravidiel GDPR skutočne hrozia. To je neodškriepiteľný fakt!
Naša stratégia je iná: pomôžeme sa vám vo všetkom zorientovať! Spravíme vám analýzu a vypracujeme bezpečnostný plán. Implementácia GDPR tak bude pre vás celkom jednoduchá!
My na tom zapracujeme a vy môžete svoj čas venovať dôležitejším veciam vo svojom podnikaní.
Objednajte si u nás nezáväznú Rozdielovú analýzu!
Posúdime (ne)súlad vašich IS s novým nariadením, predložíme konkrétne návrhy na realizáciu primeraných opatrení na zabezpečenie súladu.