Od 25. mája 2018 sa vo všetkých členských štátoch EÚ, teda aj na Slovensku, uplatňuje nové nariadenie o ochrane osobných údajov - GDPR. Ako možno zákonne spracúvať rodné číslo podľa novej legislatívy?
Ako definuje rodné číslo zákon o rodnom čísle?
Rodné číslo podľa zákona č. 301/1995 Z. z. o rodnom čísle v znení zákona č. 515/2003 Z. z. je trvalý identifikačný osobný údaj fyzickej osoby, ktorý zabezpečuje jej jednoznačnosť v informačných systémoch.
Je rodné číslo osobný údaj?
Podľa Čl. 4 ods. 1 GDPR: „osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby“.
Z definície osobného údaju podľa GDPR vyplýva, že rodné číslo je osobným údajom, lebo je to jedinečný osobný identifikátor, na základe ktorého je možné jednoznačne identifikovať fyzickú osobu.
Považuje sa rodné číslo za citlivý osobný údaj?
Podľa GDPR poznáme 3 typy osobných údajov:
- všeobecné (bežné) osobné údaje - napr. meno, priezvisko, rodné číslo,
- osobitné kategórie osobných údajov (tzv. citlivé osobné údaje) – napr. údaje o zdravotnom stave, genetické údaje, biometrické údaje, údaje o rase, údaje o náboženskom presvedčení, o sexuálnej orientácii alebo o príslušnosti k politickej strane, o členstve v odboroch,
- osobné údaje, týkajúce sa uznania viny za trestné činy alebo priestupky (napr. výpis z registra trestov).
Rodné číslo podľa novej právnej úpravy už nie je citlivým osobným údajom.
Spracúvanie rodného čísla podľa GDPR
GDPR v čl. 87 uvádza členským štátom možnosť samostatne stanoviť spracúvanie národného identifikačného čísla: „Členské štáty môžu stanoviť podrobnejšie osobitné podmienky spracúvania národného identifikačného čísla alebo akéhokoľvek iného identifikátora všeobecného uplatnenia. V uvedenom prípade sa národné identifikačné číslo alebo akýkoľvek iný identifikátor všeobecného uplatnenia používajú len v rámci primeraných záruk v súvislosti s právami a slobodami dotknutej osoby podľa tohto nariadenia.“
Slovenská republika na základe uvedeného článku GDPR prijala novú úpravu spracúvania rodného čísla, stanovenú v § 78 ods. 4 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov: „Pri spracúvaní osobných údajov možno využiť na účely identifikovania fyzickej osoby všeobecne použiteľný identifikátor podľa osobitného predpisu len vtedy, ak jeho využitie je nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania. Súhlas so spracúvaním všeobecne použiteľného identifikátora musí byť výslovný a nesmie ho vylučovať osobitný predpis, ak ide o jeho spracúvanie na právnom základe súhlasu dotknutej osoby. Zverejňovať všeobecne použiteľný identifikátor sa zakazuje, to neplatí, ak všeobecne použiteľný identifikátor zverejní sama dotknutá osoba.“
Z ustanovenia § 78 ods. 4 zákona č. 18/2018 Z. z. je zrejmé, že rodné číslo sa môže spracúvať len vtedy, keď je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania.
Príklad 1:
Môže sa uviesť rodné číslo v pracovnej zmluve?
Účelom spracúvania osobných údajov je v tomto prípade uzavretie pracovnej zmluvy. Na jej uzavretie nie je nevyhnutné použiť rodné číslo. Zamestnanca možno jednoznačne identifikovať menom, priezviskom, trvalým bydliskom a dátumom narodenia.
Príklad 2:
Zamestnávateľ v zákonom stanovených intervaloch vykonáva školenia BOZP. Na prezenčnej listine zo školenia sú uvedené tieto údaje: meno, priezvisko, rodné číslo a podpis zamestnanca. Je to v poriadku z pohľadu ochrany osobných údajov?
Použitie rodného čísla nie je nevyhnutné na daný účel spracúvania. Na tento účel postačí na prezenčnej listine uviesť meno, priezvisko, podpis. Môže sa stať, že v spoločnosti pracujú dvaja pracovníci s rovnakými menami a priezviskami. V tomto prípade ich možno jednoznačne identifikovať a odlíšiť napr. trvalým bydliskom alebo osobným číslom zamestnanca.
Príklad 3:
Zamestnávateľ dáva pred nástupom do práce vyplniť zamestnancovi osobný dotazník na mzdové účely. Vyžaduje sa tu aj vyplnenie rodného čísla? Je v tomto prípade spracúvanie rodného čísla nevyhnutné?
Zamestnávateľ je povinný spracúvať rodné číslo zamestnanca na účel plnenia svojich zákonných povinností, ako je napríklad prihlásenie zamestnanca do sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní, vykonanie ročného zúčtovania príjmov zo závislej činnosti.
Zverejňovanie rodného čísla
Rodné číslo je zakázané zverejňovať, právo zverejniť rodné číslo ma iba dotknutá osoba, ktorej sa týka.
Autorka: Ing. Marcela Ilavská