Podľa GDPR každý zamestnávateľ je prevádzkovateľom osobných údajov svojich zamestnancov, lebo sám vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva ich vo vlastnom mene. Aké osobné údaje môže zamestnávateľ spracúvať a na aké účely, aké osobné údaje môže zverejniť a komu môže poskytnúť osobné údaje svojich zamestnancov?
Aké osobné údaje zamestnanca môže zamestnávateľ spracúvať?
Zamestnávateľ môže o zamestnancovi spracúvať tieto typy osobných údajov:
- všeobecné (bežné) osobné údaje - napr. meno, priezvisko, adresa, rodné číslo, fotografia, číslo bankového účtu, informácie týkajúce sa vzdelania,
- osobitné kategórie osobných údajov (tzv. citlivé osobné údaje) – napr. údaje o zdravotnom stave, biometrické údaje,
- osobné údaje, týkajúce sa uznania viny za trestné činy alebo priestupky - napr. výpis z registra trestov.
Zamestnávateľ spracúva nielen osobné údaje zamestnanca, ale aj osobné údaje jeho rodinných príslušníkov, napr. údaje o deťoch (na účely uplatnenia daňového bonusu), o manželke/manželovi (na účely uplatnenia nezdaniteľnej časti základu dane na manžela/manželku).
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel výberového konania
Spracúvanie osobných údajov uchádzača o zamestnanie zahŕňa najmä činnosti spojené s posudzovaním životopisu, následne samotným výberovým konaním a napokon informovaním uchádzača o prijatí resp. neprijatí na danú pozíciu. Spracúvanie je vykonávané na právnom základe predzmluvný vzťah (vedie k uzatvoreniu pracovnej zmluvy), nie je potrebný súhlas uchádzača.
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel vedenia personálnej, mzdovej a odvodovej agendy
Spracúvanie na tento účel zahŕňa najmä úkony súvisiace s uzatvorením pracovného pomeru, vedením osobného spisu zamestnanca, spracovávaním miezd, vykonávaním zrážok zo mzdy, hodnotením zamestnanca, vyplácaním odmien a benefitov, poskytovaním stravovania, vykonávaním zdravotných a sociálnych odvodov, odvedením dane z príjmov zo závislej činnosti.
Osobné údaje sú spracúvané na právnom základe:
- zmluva (na plnenie pracovnej zmluvy resp. dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru), alebo
- zákonná povinnosť (povinnosti zamestnávateľa v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, a ďalších pracovnoprávnych predpisov).
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel bezpečnosti práce
Spracúvanie na tento účel zahŕňa najmä evidovanie školení zamestnancov v oblasti BOZP, evidovanie pracovných úrazov, kontrolu zamestnancov (napr. kontrolu, či nie je zamestnanec pod vplyvom alkoholu, omamných látok alebo psychotropných látok).
Osobné údaje sú spracúvané na právnom základe zákonná povinnosť prevádzkovateľa, a to v zmysle zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci.
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel výkonu zdravotného dohľadu a vykonávania preventívnych prehliadok vo vzťahu k práci
Zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, ako aj zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia ustanovujú, kedy je zamestnávateľ povinný zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu a vykonanie lekárskej preventívnej prehliadky vo vzťahu k práci.
Spracúvanie je vykonávané na právnom základe zákonná povinnosť prevádzkovateľa, a to v zmysle uvedených dvoch zákonov. V prípade, ak zamestnávateľ spracúva osobné údaje na účel preventívnej lekárskej prehliadky aj napriek tomu, že mu to neukladá zákon, robí tak na základe oprávneného záujmu, a to uistiť sa, že zamestnanec je zdravotne spôsobilý na vykonávanie pracovnej činnosti.
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel monitorovania kamerovým systémom
Zamestnávateľ má právo kontrolovať pracovnú činnosť svojich zamestnancov na účely bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov, prípadne na účely kontroly dodržiavania stanovených pravidiel zamestnávateľa.
Spracúvanie na tento účel je vykonávané na právnom základe oprávnený záujem prevádzkovateľa.
Zamestnávateľ musí rešpektovať právo na ochranu súkromia zamestnanca (nesmie monitorovať šatne, oddychové miestnosti). Musí zamestnanca informovať ešte pred začatím monitorovania a monitorované priestory musí zreteľne označiť.
Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel riešenia sporov, porušení pracovnej disciplíny alebo exekúcie
V tomto prípade sú osobné údaje spracúvané na právnom základe oprávnený záujem prevádzkovateľa, a to uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa, zabránenie vzniku škôd a zabezpečenie splnenia exekúcie. Prevádzkovateľ môže poskytnúť osobné údaje advokátovi, ktorý spracúva osobné údaje zamestnanca v súlade so zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii.
Komu môže zamestnávateľ poskytnúť osobné údaje zamestnanca
Zamestnávateľ môže v súvislosti s plnením zákonných povinností poskytnúť osobné údaje zamestnanca týmto príjemcom:
- advokátovi alebo exekútorovi,
- sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam, daňovému úradu,
- sprostredkovateľovi, s ktorým má uzatvorenú sprostredkovateľskú zmluvu (napr. externej mzdovej účtovníčke, poskytovateľovi služieb BOZP, pracovnej zdravotnej služby, a pod.)
Aké osobné údaje zamestnanca môže zamestnávateľ zverejniť
Podľa § 78 ods. 3 zamestnávateľ je oprávnený zverejniť osobné údaje zamestnanca (napr. na webe) v rozsahu:
- titul, meno, priezvisko,
- pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie,
- osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
- odborný útvar, miesto výkonu práce,
- telefónne číslo, faxové číslo, pracovný e-mail a
- identifikačné údaje zamestnávateľa,
ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.
Zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby (zamestnanca).
Zamestnávateľ nesmie bez dobrovoľného a preukázateľného súhlasu zamestnanca zverejniť jeho súkromné telefónne číslo ani súkromný e-mail. Na zverejnenie fotografie zamestnanca na webe zamestnávateľa je potrebný taktiež jeho dobrovoľný a preukázateľný súhlas.
Aké má zamestnávateľ povinnosti voči zamestnancom
Zamestnávateľ je povinný informovať zamestnanca o tom, akým spôsobom budú spracúvané jeho osobné údaje a na aké účely a o jeho právach, a to pred začatím spracúvania osobných údajov (pred nástupom do práce, pred zavedením monitorovania zamestnancov).
Zamestnávateľ spracúva len také osobné údaje zamestnanca, ktoré nevyhnutne potrebuje na dosiahnutie stanoveného účelu a uchováva ich len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie stanoveného účelu.
Prevádzkovateľ musí poučiť zamestnancov, ktorí budú narábať s osobnými údajmi zamestnancov (personalistov, vedúcich zamestnancov) a oboznámiť ich s internými postupmi ochrany osobných údajov alebo so smernicou na ochranu osobných údajov.
Autorka: Ing. Marcela Ilavská