Spracúvanie fotografií zamestnancov je v praxi pomerne časté. Môžeme ich vidieť na vizitkách, služobných preukazoch, na intranete, ale aj na webe či na firemných letákoch. Použitie fotografií na rôzne účely sa považuje za spracúvanie osobných údajov. Ako spracúvať fotografiu v súlade s GDPR?
Je fotografia osobný údaj?
Podľa Čl. 4 ods. 1 GDPR „osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä s odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.“
V zmysle citovaného článku GDPR fotografia je osobný údaj, lebo fyzickú osobu na základe nej vieme odlíšiť od iných osôb, vieme ju identifikovať aj keď pri fotografii nie je napríklad uvedené aj meno a priezvisko danej osoby.
Fotografia sa podľa GDPR už nepovažuje za citlivý osobný údaj, spadá do kategórie bežných osobných údajov. Do kategórie citlivých osobných údajov spadá iba vtedy, ak je fotografia tváre spracúvaná technickým zariadením, ktoré sníma biometrické údaje fyzickej osoby.
Citujeme recitál 51 GDPR: „Spracúvanie fotografií by sa nemalo systematicky považovať za spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov , pretože vymedzenie pojmu biometrické údaje sa na ne bude vzťahovať len v prípadoch, keď sa spracúvajú osobitnými technickými prostriedkami, ktoré umožňujú alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu fyzickej osoby.“
Kedy sa zverejnenie fotografie považuje za spracúvanie osobných údajov?
Za spracúvanie osobných údajov nemožno považovať zverejnenie fotografie, ktorá je nejasná alebo rozmazaná, a nie je možné fyzickú osobu na nej identifikovať. Za spracúvanie osobných údajov sa taktiež nepovažuje zverejnenie fotografie z firemnej akcie (napr. teambuilgingu) na sociálnej sieti, pričom záber je z väčšej vzdialenosti, a nezachytáva podobizne fyzických osôb, iba dokumentuje priebeh podujatia.
Spracúvanie fotografie zamestnanca na propagačné účely
Na účely propagácie zamestnávateľ spracúva fotografiu najčastejšie:
- na webovej stránke
- na intranete
- na vizitke
- vo firemnom časopise
- na propagačných letákoch alebo v iných propagačných materiáloch
Podľa § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, zamestnávateľ je oprávnený zverejniť osobné údaje zamestnanca v rozsahu:
- titul, meno, priezvisko,
- pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie,
- osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
- odborný útvar, miesto výkonu práce,
- telefónne číslo, faxové číslo, pracovný e-mail a
- identifikačné údaje zamestnávateľa,
ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.
Zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby (zamestnanca).
Mnohé firmy zverejňujú na webových stránkach, na vizitkách prípadne aj na propagačných letákoch okrem vyššie uvedených údajov aj fotografie svojich zamestnancov (napr. obchodníkov, pracovníkov zákazníckeho servisu, pracovníkov technickej podpory) na webovej stránke. Dôvodom je zlepšenie komunikácie so zákazníkom, ktorí si danú osobu lepšie vybavia, keď majú k dispozícii jej fotografiu. Na zverejnenie fotografie na tieto účely sa vyžaduje súhlas zamestnanca.
Vo veľkých spoločnostiach sa na intranete (vnútornej stránke firmy) zverejňujú fotografie zamestnancov kvôli zlepšeniu komunikácie medzi zamestnancami. Vhodným právnym základom je taktiež súhlas zamestnanca. V tomto prípade za súhlas možno považovať, ak zamestnanec sám nahrá svoju fotografiu na intranet.
Veľké spoločnosti často vydávajú firemný časopis, ktorý je vhodným nástrojom na vytváranie a upevňovanie firemnej kultúry, ale aj na informovanie zamestnancov o dianí vo firme. Na zverejnenie fotky zamestnanca pri príležitosti blahoželania k jeho pracovnému úspechu alebo k jubileu je potrebný jeho súhlas. Na zverejnenie fotografií z firemného teambuildingu je tiež potrebné žiadať súhlasy osôb zachytených na fotografii. V prípade firemných akcií odporúčame fotografovať z väčšej vzdialenosti prípadne od chrbta, aby nebolo možné identifikovať osoby.
Spracúvanie fotografie zamestnanca na účely vydania zamestnaneckého alebo služobného preukazu
V prípade vydania služobného preukazu s fotografiou zamestnanca (napr. u zamestnancov SBS služieb alebo u štátnych zamestnancov), právnym základom na spracúvanie fotografie je zákonná povinnosť (osobitným zákonom je zákon č. 473/2005 Z. z. o súkromnej bezpečnosti alebo zákon č. 55/2017 o štátnej službe).
V prípade vydania zamestnaneckého identifikačného preukazu s fotografiou v súkromnej firme je právnym základom oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je jednoznačná identifikácia zamestnanca pri vstupe do priestorov zamestnávateľa.
Spracúvanie fotografie zamestnanca na účely vedenia dochádzky
Sú firmy, ktoré používajú na účely vedenia dochádzky zamestnancov elektronické dochádzkové systémy, ktoré vyhotovujú fotografie zamestnancov pri príchode do práce. Zamestnávateľovi to prináša vyššiu kontrolu a zamedzenie podvodom zo strany zamestnancov pri evidencii dochádzky. Na spracúvanie fotografie zamestnanca sa v tomto prípade jeho súhlas nevyžaduje. Zamestnávateľ môže fotografie
Spracúvanie fotografie zamestnanca na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa
Ak chce zamestnávateľ použiť právny základ oprávnený záujem, musí:
- svoj oprávnený záujem definovať,
- posúdiť jeho oprávnenosť (dotknuté osoby musia primerane očakávať, že bude vyhotovená alebo inak spracúvaná ich fotografia),
- posúdiť jeho nevyhnutnosť (posúdiť, či je spracúvanie fotografie nevyhnutné),
- posúdiť, či práva a slobody dotknutej osoby neprevažujú nad oprávneným záujmom prevádzkovateľa,
- vykonať test proporcionality.
Autorka: Ing. Marcela Ilavská